Unsere Erfolgsgeschichte: Implementierung integrierter Karten- und Reisekostenabrechnungsprogramme

Damit dieses Programm funktioniert, haben wir schon bei der Installation viele Dinge im Voraus bedacht. In Anbetracht des enormen Ausmaßes an Änderungen, die wir einführen mussten, haben wir uns erst einmal das Kartenprogramm der U.S. Bank vorgenommen und dann die Reisekostenabrechnungssoftware von Chrome River eingeführt.

Das alles konnte nur in ganz kleinen Schritten anhand der vorhandenen manuellen Bedienelemente vor sich gehen, wobei beide Partner uns sehr unterstützt haben. Einige Monate vor dem eigentlichen Launch haben wir zunächst einmal eine Pilotversion von Chrome River EXPENSE installiert. Dazu haben wir eine repräsentative Gruppe an Karteninhabern ausgewählt: Die sogenannten frühzeitigen Anwender, die eine hohe Affinität zur Kartenzahlung haben, aber auch jene Personengruppe, der eine Umstellung sichtlich schwer fällt. Somit konnten wir mögliche Probleme vor dem Produktstart erkennen und beheben.

Ein Teil der Ersteinrichtung bestand darin, dass wir allen Transaktionen, die auf dem Händlerkategoriencode MCC (Merchant Category Code) basieren, Standardausgabenkategorien zugeordnet haben. Damit erhält der Nutzer die Möglichkeit, Eingaben zu bearbeiten und Beträge anzupassen, bevor diese eingereicht werden. So kann man jede Transaktion leicht und schnell überprüfen und nur solche Posten aktualisieren, die auch wirklich geändert werden müssen. Außerdem kann die Geschäftsführung dank der Vorauszuteilungen die gesamte Hauptbuchhaltung besser im Blick behalten.

Mit Chrome River EXPENSE haben wir zudem eine sofortige Kontoabstimmung erstellt und dabei auch noch nicht eingereichte Transaktionen bereits mit berücksichtig. So lassen sich die monatlichen Ausgaben besser abschätzen und die Rechnungsabteilung hat die Hände frei für wichtigere Dinge. Vergleicht man die Abläufe vor und nach der Umstellung, wird schnell deutlich: Der mühsame manuelle Dokumentationsvorgang wurde durch einen bedienfreundlichen Buchungsprozess ersetzt. Mit anderen Worten: Wir sparen viel Zeit, Papier und diverse „Bastelarbeiten“, denn statt Quittungen mühsam zu sammeln und abzuheften, läuft alles automatisch ab, man hat alles im Blick und unter Kontrolle … und sichtlich gut gelaunte Kollegen! Es profitieren also am Ende alle: Der Nutzer kann ganz leicht von unterwegs alles ganz genau dokumentieren, Geschäftsführung und Verwaltung können dank genauerer Zahlen fundierte Entscheidungen treffen. 

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Um die Umstellung noch deutlicher zu machen, schauen wir uns doch noch einmal an, wie die Abwicklung vorher aussah – sowohl aus der Sicht des Kartennutzers als auch der Verwaltung.

Bevor Chrome River und U.S. Bank mit an Bord waren, mussten Quittungsbelege an ein einzelnes Blatt Papier geheftet werden. Jeden Monat wurden dann für Kartenzahlung und Barverkehr getrennte Kostenberichte angefertigt: Geldbeträge wurden per Hand in eine Kalkulationstabelle eingetragen, Kartenaktivitäten dagegen separat online eingegeben. Für beide Formen musste man eine Übersicht ausdrucken und die entsprechenden Quittungen anheften. Der Rechnungseinreicher musste seine Ausgaben per FedEx an eine oder mehrere Geschäftsstellen schicken, um sie dort genehmigen zu lassen, danach ging alles an den Hauptsitz, wo die Ausgaben endgültig freigegeben und abgeheftet wurden. Im Anschluss mussten die Mitarbeiter der Rechnungsstelle manuell alle Quittungen mit der Kostenaufstellung abgleichen, Übersichten über per Karte beglichene Kosten vergleichen und einzelnen Personen bei Unstimmigkeiten regelrecht hinterherlaufen. Jetzt ist das anders: Mit dem kombinierten System von U.S. Bank und Chrome River kann der Kartennutzer seine Quittungen erfassen und  entweder per Handy oder per Laptop elektronisch hochladen.

Mit Hilfe des optischen Erkennungssystems OCR (Optical Character Recognition) wird die Transaktion automatisch einer von fünf Kategorien zugeordnet. Es gibt also am Ende nur eine einzige Online-Kostenübersicht. Dank STATEMENTS, dem Sortierungs-Feature von Chrome River, bei dem man vorher genaue Zuordnungskriterien einstellen kann, braucht man nie wieder manuell Transaktionen einzugeben. Außerdem gibt es eine bedienfreundliche Eingabemaske, auf der man ganz leicht Bargeld-Käufe eingeben kann.

Die Rechnungsabteilung erhält stets einen detaillierten Bericht über die freigegebenen Kosten. Noch nicht eingereichte Ausgaben werden zwei Mal wöchentlich mit einem Warnhinweis sichtbar gemacht. Außerdem gibt es einen Antrag auf Buchprüfung und ein Betrugsfrühwarnsystem bei nicht unternehmensbezogenen Ausgaben. Auch die Datenanalysefunktion von Chrome River können wir wirksam nutzen, um damit wertvolle Einblicke in das gesamte Unternehmen zu erhalten.

Der Übergang zur nahtlosen Abwicklung hat uns weitreichende Vorteile eingebracht: Wir konnten die Zeit, die die Buchhaltung bisher für die Verwaltung von Ausgaben aufgebracht hat, halbieren und damit erheblich mehr Zeit für Dinge gewinnen, die das Unternehmen weiter nach vorn bringen. Auch auf teure Kurierfahrten können wir inzwischen verzichten, da keinerlei Papierquittungen mehr eingereicht werden müssen, von der vielen Zeit, dem ganzen Papier und dem umständlichen Einsortieren ganz abgesehen. Die Installierung des automatischen Datensystems hat nicht nur der Geschäftsführung mehr Kontrolle und Übersicht eingebracht. Auch der Nutzer profitiert von diesem genauen, effizienten und mobilen Prozess, so dass sich für diesen die Abrechnung per Karte insgesamt viel angenehmer gestaltet. Diese kombinierte Lösung ermöglicht eine ganzheitliche Erfassung aller anfallenden Kosten und bietet darüber hinaus Datenanalysen für strategische Planungs- und Entscheidungsprozesse. Wir haben außerdem in der Branche den höchsten Anteil an Kartennutzern (mehr als 90 %) mit einer Einsatzquote von fast 70 %.

Zudem konnten wir auch eine Vielzahl von optimierten Methoden zur Anwendung kommen lassen. So nutzen wir etwa Warnhinweise und „Prüfungsanfragen“ für die Geschäftsführung, um ausstehende Ausgaben, Genehmigungen oder gar betrügerische Aktivitäten zu erkennen. Zudem arbeiten wir bewusst daran, die Anzahl der Bezahlvorgänge per Karte im Bereich Reisen und indirekte B2B-Ausgaben zu erhöhen. Im Zuge der stetig wachsenden Abrechnungsverbindlichkeiten machen wir uns außerdem jetzt und in Zukunft unser Verhandlungsgeschick bei Anbietern zunutze. 

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Indem wir bestimmte Kostenarten kombinieren, können wir dem Endverbraucher viel Arbeit ersparen: Dieser muss auf Reisen nur noch einen einzigen Bericht pro Abrechnungszeitraum für Karten- und Barzahlungen einreichen. Das A und O bei der Softwareeinrichtung ist die passgenaue Abstimmung auf das jeweilige Einsatzgebiet. Dazu gehört auch ein vorab installiertes Pilotprogramm, um sicherzugehen, dass alles haargenau auf unsere Bedürfnisse als Endabnehmer abgestimmt ist. Ebenfalls auf dem Programm stehen zahlreiche intensive Trainingseinheiten und ein ständiger Austausch mit den Mitarbeitern. So stellen wir sicher, dass das Team beim Launch wie auch bei späteren Updates stets fit im Umgang mit unserer Technik bleibt.

Auch in Zukunft haben wir noch viel vor: Wir wollen das aktuelle Kartenprogramm noch weiter ausbauen, besonders im Hinblick auf die Bereiche Reisen und Vertriebszentren. Dabei möchten wir die Zahl der Prüfungsvorgänge reduzieren und den gesamten Kreditorenbereich optimal automatisieren, um hier insgesamt einen durchgängigen, modernen Prozess bieten zu können. Diese neue Herausforderung werden wir genauso gründlich durchdacht angehen, wie wir es bereits bei den Reisekosten vorgemacht haben: Auch hier werden wir alle Beteiligten ins Boot holen, um die von unseren innovativen Partnern bereitgestellten Automatisierungsmechanismen so effizient wie möglich einzusetzen.