9 Anzeichen dafür, dass Sie zu einem anderen Reisekostenmanagementsystem wechseln sollten

Es ist noch nicht lange her, da galt eine Automatisierungssoftware für das Reisekostenmanagement als Allheilmittel für alle Schwierigkeiten bei der Reisekostenabrechnung. Das ist auch kein Wunder, wenn man bedenkt, dass so eine Lösung für viele Unternehmen einen echten Quantensprung bedeutet hat. Denn davor lief es in vielen Unternehmen noch so ab: Die Mitarbeiter haben ihre Belege an eine ausgedruckte Kostenaufstellung getackert und bei der Buchhaltung eingereicht, wo die zuständigen Kollegen sie nach ein (oder zwei) Zahlungszyklen geprüft und anschließend in den Freigabeprozess gegeben haben. Bis die Kostenfreigabe endlich in der Lohnbuchhaltung und das Geld auf den Konten der Mitarbeiter eingegangen ist, sind oft Wochen – wenn nicht sogar Monate – vergangen.

Mittlerweile aber haben die meisten Unternehmen eine Automatisierungslösung für die Reisekosten eingeführt und es heißt nicht länger „alles ist besser als nichts“.

Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Sie Ihr Reisekostenmanagementsystem noch besser nutzen könnten? Hier sind neun Anzeichen dafür, dass Sie sich nach einer neuen Lösung umsehen sollten:

1. Inhaber von Firmenkreditkarten ignorieren Ihre Richtlinien

Selbst wenn alle Inhaber einer Firmenkreditkarte dazu verpflichtet sind, Belege für ihre Ausgaben vorzuweisen, ist es oftmals schwierig, Ausgaben zu verhindern, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, man denke nur an unverhältnismäßige Beträge für die Verpflegung oder die Reisebuchung über nicht zulässige Kanäle. Dabei können Sie solche Ausgaben effektiv unterbinden, indem Sie Ihre Richtlinien für Geschäftsausgaben in Ihre Karten integrieren. Ihr Finanzteam kann Ausgabelimits detailliert festlegen und dabei eine ganze Reihe von Parametern zugrunde legen, wie zum Beispiel, Transaktionslimits, Händler- bzw. Verkäuferbeschränkungen oder sogar Zeit- und Tageslimits. Indem Sie Ausgaben verhindern, die gegen Ihre Richtlinien verstoßen, muss Ihr Finanzteam Mitarbeiter auch nicht mehr direkt auf unverhältnismäßige Ausgaben ansprechen.

2. Sie sind an die Lösungen eines Anbieters gebunden, ob es Ihnen gefällt oder nicht

Ihr Anbieter spricht von „Komplettangebot“, „Kompatibilität“ und „umfassenden Lösungen“, damit Sie ausschließlich seine Software nutzen. Wenn Sie aber schon nicht Ihr bestehendes ERP-System, Firmenkartenprogramm, Reisemanagementunternehmen und Online-Buchungstool einbinden können, ist es auch extrem schwierig, die Technologien verschiedener Tochterunternehmen oder Unternehmensbereiche zu integrieren.

Vielleicht ist Ihr Unternehmen nach und nach gewachsen und manche Bereiche nutzen ein anderes System als andere. Oder Sie haben ein Unternehmen aufgekauft, das ein andere Lösung nutzt, und jetzt möchten Sie die Richtlinien für Geschäftsausgaben und die Reisekostenmanagementsysteme angleichen.

Sie brauchen also in jedem Fall eine Reisekostenmanagementlösung, die solchen Integrationen gelassen entgegen sieht – denn Ihre Anbieter werden sich früher oder später ändern.

3. Die Prüfung Ihrer Kartenabrechnungen bereitet Ihnen Kopfzerbrechen

Manuell jeden einzelnen Posten auf der Abrechnung eine Firmenkarte mit den eingereichten Belegen abgleichen zu müssen, ist ein mühseliger Prozess – und auch ein unnötiger. Karten können in die Reisekostenlösung integriert werden, sodass der Inhaber Benachrichtigungen in Echtzeit per SMS erhält, wenn die Karte eingesetzt wird. Der Inhaber kann so dazu aufgefordert werden, ein Foto des Belegs zu machen, das dann automatisch mit den Kartendaten abgeglichen wird. Dadurch wird sichergestellt, dass jede einzelne Ausgabe beim Finanzteam eingereicht wird und mit einem Posten auf der Kartenabrechnung übereinstimmt. Ein manueller Abgleich ist somit nicht länger erforderlich. 

4. Das System ist nicht so intelligent wie es sein sollte

Der Großteil der Geschäftsausgaben ist schnell eingereicht und freigegeben. Ausgaben, die aus dem üblichen Rahmen fallen, können das System aber leicht überfordern, wenn es nicht ausgefeilt genug ist – besonders bei weltweiten Ausgaben. Tagespauschalen für Mitarbeiter auf Geschäftsreise in Großbritannien oder aktualisierte Fahrtkostenpauschalen für Teams in unterschiedlichen US-Bundesstaaten bringen manche Systeme schnell an ihre Grenzen.

5. Sie haben Ihre Geschäftsprozesse an eine rigide Software angepasst

Eine gute Unternehmenssoftware sollte Ihr Leben immer einfacher machen, nicht noch schwieriger. Das heißt, dass Ihre Anbieter Ihnen flexible Lösung liefern müssen (und auch selbst flexibel bleiben sollten), damit das System so konfiguriert werden kann, dass es Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt – jetzt und auch in Zukunft. Mussten Sie den Freigabeprozess von Reisekosten in Ihrem Unternehmen ändern, weil Ihre Software einfach nicht nachgegeben hat? Können einzelne Funktionen nicht so konfiguriert werden, wir Ihr Unternehmen sie eigentlich bräuchte? Dann ist es vermutlich an der Zeit, nach einer Lösung zu suchen, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst – und nicht umgekehrt.

6. Ihre Lösung ist nicht so global wie Ihr Unternehmen sie bräuchte

Internationale Reisen sind für die meisten im Moment zwar noch kein großes Thema, aber zahlreiche Unternehmen beschäftigen auch jetzt Mitarbeiter in aller Welt, die Reisekostenabrechnungen einreichen müssen. Diese Mitarbeiter sollten dasselbe reibungslose Erlebnis haben wie die Kollegen in der Firmenzentrale. Wenn Sie internationale Teams haben, sollten Sie unbedingt folgende Faktoren bedenken: Ist die Benutzeroberfläche für alle in ihrer jeweiligen Sprache verfügbar? Berücksichtigt die Lösung aktualisierte Mehrwertsteuerregelungen in den Märkten, in denen Sie tätig sind? Funktioniert das Scannen von Belegen in allen Ländern, in denen Sie die Lösung nutzen, gleich gut?

7. Die Arbeit im Homeoffice macht das Reisekostenmanagement schwieriger

Mitarbeiter in aller Welt werden auch in naher Zukunft weiterhin von zu Hause arbeiten und viele dieser Mitarbeiter reichen zum ersten Mal erstattungsfähige Ausgaben aus dem Homeoffice ein – manche davon haben vielleicht nur ein oder zwei Ausgaben im Monat oder sogar im Quartal. Diese Mitarbeiter brauchen nicht dieselbe ausgefeilte Lösung wie regelmäßige Nutzer, warum also sollten Sie für dasselbe Maß an Funktionalität zahlen? Verfügt Ihr Anbieter über eine Lösung „light“, die Ihnen einen vereinfachten Echtzeit-Workflow für die Kostenabrechnung und -freigabe bietet?

8. Ihr Team reicht Geschäftsausgaben noch immer am Wochenende ein

Die Reisekostenabrechnung sollte nichts sein, was Ihre Teammitglieder aufs Wochenende schieben, weil sie unter der Woche keine Zeit dafür haben. Eine Reisekostenlösung muss genauso praktisch sein – und genauso leicht zu nutzen – wie ein Handy oder Computer. Das heißt, Belege sollten schnell über das Smartphone erfasst werden können, egal ob es sich um Papierquittung für Restaurantbesuche oder HTML-Belege für Onlinekäufe handelt. Eine intelligente Lösung muss in der Lage sein, diese Belege automatisch zu lesen, die Daten zu erfassen und abzubilden und in nur wenigen Sekunden einen Abrechnungsposten zu erstellen, sodass Ihre Mitarbeiter den Posten nur noch in ihre Kostenaufstellung ziehen müssen, bevor sie diese absenden. Ganz einfach von ihrem Smartphone aus.

9. Der Anbieter Ihrer Reisekostenlösung behandelt Sie wie eine Zahl in seiner Unternehmensbilanz und nicht wie einen geschätzten Kunden

Selbst die ausgefeilteste Reisekostenmanagementsoftware bietet keine Lösung, die man nach der Implementierung einfach vernachlässigen kann. Geschäftsprozesse entwickeln sich weiter, Fusionen und Übernahmen passieren, Reisemanagementanbieter ändern sich. Alle diese Faktoren können enorme Auswirkungen auf die Abläufe innerhalb der Reisekostenlösung haben und zusätzliche Konfigurationen erforderlich machen. Für Ihr Team ist das keine kleine Aufgabe. Und nur eins ist schlimmer, als sich dieser Aufgabe selbst widmen zu müssen, nämlich Ihrem Anbieter einen horrenden Stundensatz zahlen zu müssen, damit er sich darum kümmert. Suchen Sie sich also besser einen Partner, der eine ganze Suite an Managed Services bietet und Sie für die gesamte Dauer Ihrer Partnerschaft durch solche Veränderungen begleitet.

Wenn Sie Ihr Unternehmen in einigen dieser Punkte wiedererkannt haben, sollten Sie sich vielleicht nach einer Lösung umsehen, die für Sie arbeitet – und nicht gegen Sie.