6 Schritte zu einem neuen Reisekostenmanagementsystem

Jedes Unternehmen toleriert ein gewisses Maß an Ärger, um den Betrieb mit den bestehenden Systemen aufrechtzuerhalten. Aber wenn dieses Maß überschritten wird, ist es schnell vorbei mit der Toleranz. Wie lange können Sie maue Nutzererlebnisse, unverhältnismäßige Vertragsbedingungen und eine undurchsichtige Preispolitik tolerieren, bevor Sie wirklich genug haben? Was erhalten Sie noch von Ihrer Investition außer den grundlegend vereinbarten Funktionen? Wo ist der Mehrwert? Fühlen Sie sich manchmal mehr wie eine Zahl in der Unternehmensbilanz und weniger wie ein geschätzter Kunde? Und haben Sie manchmal den Eindruck, der Zugang zum Kundensupport wird Ihnen extra schwer gemacht, wenn Sie Hilfe brauchen?

Um zu wissen, wann der Zeitpunkt für einen Wechsel gekommen ist, müssen Sie sich Ihrer aktuellen Lage bewusst werden und diese akzeptieren. Und keine Sorge, wenn Sie sich vor einem Wechsel scheuen, auch wenn Ihr Betrieb die Veränderung dringend braucht – so geht es den meisten Unternehmen. Deshalb haben wir hier sechs Schritte zusammengestellt, mit denen der Wechsel so reibungslos wie möglich läuft.

1. ÜBERPRÜFEN SIE IHREN AKTUELLEN VERTRAG

Das Kleingedruckte lesen die meisten Menschen zuletzt (wenn überhaupt). Trotzdem sollten Sie genau dort beginnen. Überprüfen Sie Ihre Lösungsvereinbarung und notieren Sie sich Folgendes:

• Wann steht die Verlängerung an?
• Welche wiederkehrenden Gebühren fallen an?
• Müssen Sie für die Erstellung von Berichten extra zahlen?
• Was müssen Sie zahlen, um Berichte einzureichen oder zu prüfen?
• Was passiert, wenn ein Bericht korrigiert werden muss?
• Werden Überschreitungsgebühren fällig?
• Zahlen Sie für den Support oder Schulungen extra?
• Welche zusätzlichen Gebühren entstehen, wenn Sie den Vertrag beenden?

Wenn Sie genau wissen, welche vertraglichen Voraussetzungen für einen Wechsel erfüllt werden müssen, können Sie auch den Zeitplan und die Kosten besser eingrenzen.

2. BEZIEHEN SIE DIE ANWENDER EIN

Mit großer Wahrscheinlichkeit beschränkt sich der Ärger nicht auf eine einzelne Person oder ein einziges Team. Oft entsteht eine Art Dominoeffekt und der Ärger ist weit über die Finanzabteilung hinaus zu spüren. Wenn Sie Ihr Reisekostenmanagementsystem wechseln wollen, sollten Sie sich unbedingt darüber informieren, was genau für den Unmut sorgt, damit Sie eine gute Vorstellung davon haben, was die neue Lösung besser machen muss.

Lassen Sie eine Umfrage an alle Abteilungen verschicken, mit der Sie einen umfassenden Überblick über die Leistung Ihrer aktuellen Lösung erhalten. Konzentrieren Sie sich als Nächstes auf die regelmäßigen und wichtigsten Anwender sowie die Administratoren, damit Sie direkt von den Menschen, die auf beiden Seiten des Workflows in den Prozess eingebunden sind, erfahren, was funktioniert und was nicht. Geben Sie ihnen die Gelegenheit, frei und offen zu erzählen, was den Workflow ihrer Ansicht nach einfacher machen würde. Dadurch identifizieren Sie auch die Stellen, an denen ein genauer abgestimmter Prozess die Effizienz verbessern könnte.

3. PRIORISIEREN SIE DIE MUST-HAVES

Das gesammelte Feedback aus der Umfrage bildet logischerweise die Grundlage für die Bedarfsanalyse. Manche erstellen mithilfe des Inputs eine einfache Checkliste, mit der sie einen Überblick über die Ansprüche und Wünsche haben, andere gehen einen Schritt weiter und bewerten die gewünschten Funktionen und Fähigkeiten der Lösung, um eine Rangfolge zu erstellen.

Zu den Fähigkeiten und Services, die Mitarbeiter sich am häufigsten von einer neuen Lösung wünschen, zählen:

• Automatisierte Berichterstellung
• Parsen von Belegen per OCR
• Zugriff von jedem Standort
• Benutzerfreundliche Bedienoberfläche
• Zugriff auf hilfsbereiten Support
• Mobile Funktionalität
• Internationale Zahlungen

Unabhängig davon, wie Sie das Feedback aus der Umfrage aufbereiten, wird das daraus gewonnene Wissen die Bewertung potenzieller neuer Lösungen in jedem Fall einfacher gestalten.

4. IDENTIFIZIEREN SIE DIE ALTERNATIVEN

Wir sind vernetzter als je zuvor. Die Erfahrungen anderer Unternehmen und ausführliche Anwenderberichte sind nur ein paar Klicks entfernt. Beziehen Sie diese also auf der Suche nach einer sinnvollen Alternative mit ein. Viele Lösungsentwickler bieten auch Live-Demos an und geben Ihnen damit die Gelegenheit, die Software in Aktion zu erleben und im Besten Fall auch Fragen zu stellen, um ihre Checkliste abzuarbeiten und potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.

Sprechen Sie zunächst mit den Anbietern der Optionen, die das meiste Potenzial zu bergen scheinen. Jetzt ist außerdem ein guter Zeitpunkt, eine diverse Gruppe von Anwendern mit an den Tisch zu holen, damit diese ihre Erfahrungen in den Auswahlprozess einbringen.

Je genauer diese Gruppe die Gesamtheit der Anwender auf allen Ebenen abbildet, desto besser.

5. NUTZEN SIE DEMOS

Nutzen Sie die Demo-Sessions mit den Vertriebsteams der einzelnen Lösungen, um Fragen zu stellen. Ein seriöser Entwickler sollte die Präsentation auf die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen und genug Freiraum für eine angeregte Diskussion lassen.

Die Demo ist nicht nur eine gute Gelegenheit, die Software in Aktion zu erleben. Sie wird den ersten Eindruck, den Sie von der Lösung hatten, festigen oder revidieren. Löchern Sie das Vertriebsteam also ruhig mit Fragen und klären Sie alle Details zur Implementierung der Lösung, zum Support, zu Integrationen, zu Anwenderschulungen, zur Verfügbarkeit und zu den Workflows. Fragen Sie nach allem, was zu einer erfolgreichen Einführung beiträgt und beweist, dass die Lösung skalierbar ist und mit Ihnen wachsen kann.

Verlassen Sie sich auf den Input Ihrer Anwendergruppe, wenn es um deren spezifische Anforderungen geht. Sie werden die Behauptungen des Demo-Teams hinterfragen, die Praxistauglichkeit der Lösung auf den Prüfstand stellen und nach besonderen Einzelfällen und Ausnahmen fragen, die Sie vielleicht nicht auf dem Zettel haben. Diese Gruppe ist Ihre Geheimwaffe, wenn es darum geht, die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

6. WÄHLEN SIE WEISE

Zu diesem Zeitpunkt werden Sie unzählige Demos gesehen und mit Ihrer Anwendergruppe seziert haben. Sie haben mittlerweile ein gutes Verständnis davon, ob und wie sich die einzelnen Lösungen an die Prozesse in Ihrem Unternehmen anpassen lassen. Ihre Auswahlliste ist erheblich geschrumpft. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Auswahl der besten Alternativen zu präsentieren und dem Ärger ein für alle Mal ein Ende zu bereiten.

Je einfacher sie Ihre Präsentation halten, desto besser. Begrenzen Sie die Anzahl an Lösungsanbietern, die Sie Ihrem CFO und Ihren Kollegen empfehlen – immerhin arbeiten Sie für Ihr Unternehmen, weil man Ihre gründliche Arbeit und Ihr Urteilsvermögen schätzt.

Präsentieren Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen für das Unternehmen, um diese in den richtigen Kontext zu rücken.

Ganz gleich, welcher Anbieter am Ende das Rennen macht – sie können sich sicher sein, dass dieser ausgewählt wurde, weil Sie genau verstanden haben, wie er dem allgemeinen Ärger ein Ende bereiten kann. Die ganze Mühe, die Sie sich vor der endgültigen Auswahl gemacht haben, garantiert Ihnen, dass Sie die einfache und simple Lösung erhalten, die Sie sich wünschen.