Wie hoch sind Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen wirklich? Die Abrechnungen Ihres Reisebüros für Flüge, Hotelübernachtungen und Mietwagen spiegeln nur einen Teil der Gesamtkosten für Geschäftsreisen wider.
Wie berechnen Sie die Kosten von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen? In der Regel verlässt man sich auf die Rechnung des Reisebüros für Flüge, Hotelübernachtungen und Mietwagen. In vielen Fällen bleiben so jedoch 40 % oder mehr der tatsächlichen Reisekosten unberücksichtigt. Eine Auswertung von TCG Consulting zeigt, dass die Gesamtkosten für Geschäftsreisen bis zu 64 % über den vom Reisebüro ausgewiesenen Kosten liegen können. Aber wie lassen sich auch die versteckten Kosten erfassen, steuern und vor allem optimieren? Die tatsächlichen Kosten für Geschäftsreisen können bis zu 12 % des Unternehmensumsatzes ausmachen. Sie zu verstehen und zu erfassen, ist daher für jeden CFO unverzichtbar.
Den Kosten gründlich auf den Zahn gefühlt
Um Reisekosten genau zu erfassen und zu steuern, muss man die tatsächlichen Gesamtkosten für Geschäftsreisen einberechnen. Neben den üblichen Buchungswegen gibt es zahlreiche andere Bereiche, die hierfür ausgewertet und in die Kostenbetrachtung einbezogen werden müssen: Reisebuchungen außerhalb der bevorzugten Buchungswege und richtlinienkonformen Vorgaben, Auslagen für Verpflegung und Fahrtkosten sowie andere Ausgaben, die über Unternehmenskreditkarten getätigt werden. Versteckte Kosten wie Bearbeitungsgebühren des Reisebüros, interne Treasury-Kosten, Kosten für Kontoabgleiche, die Bearbeitung von Kreditkartenbuchungen und Auslagenersatz sowie interne Verwaltungskosten, die im Regelfall über verschiedene Budgets innerhalb des Unternehmens verteilt sind, lassen sich mit einem Ansatz wie TCO-TMPE℠ (Total Cost of Ownership for Travel, Meetings Payment & Expense) von TCG Consulting zusätzlich zu den offensichtlichen Reisekosten erfassen, integrieren und optimieren.
So profitieren Sie von optimierten Gesamtkosten für Geschäftsreisen
Mit der klassischen Einkaufsdenke lassen sich bei den Reisedienstleistungen jährlich weniger als 3 % der Kosten einsparen. Unternehmen, die bei der Optimierung der Reisekosten auch die versteckten Kosten in anderen Bereichen berücksichtigen, können ihre offensichtlichen Reisekosten um bis zu 23 % und ihre bislang versteckten Kosten sogar um bis zu 35 % reduzieren.
Mit dieser ganzheitlichen Betrachtung erhalten CFOs und CPOs einen besseren Überblick über die Gesamtkostenstruktur der Geschäftsreisen und können durch entsprechende Steuerung zahlreiche Vorteile erzielen:
- Senkung der Gesamtkosten
- Verbesserte Compliance durch Reduzierung nicht-richtlinienkonformer Ausgaben
- Bequemeres Reisen durch Entlastung des Geschäftsreisenden
- Minimierung ineffizienter Arbeitsprozesse und -abläufe
- Erleichterung der Reiseabrechnung – Zeitersparnis für den Nutzer
- Erhöhte Kostentransparenz im Berichtswesen, um zukünftige Handlungsfelder zu erkennen – Frühindikatoren, Richtlinienverletzungen, interne Vergleiche zwischen Geschäftsbereichen etc.
- Verbesserung der Abstimmungsprozesse
- Verbesserungen bei der Inanspruchnahme von Rabatten
- Besseres Management von Meetingkosten als Teil der Reisekosten
- Identifikation und Verringerung von versteckten Gebühren und Verwaltungskosten
- Minderung von Organisationsrisiken
- Schnelle Skalierung bei zunehmender Reisetätigkeit
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Gesamtkosten für Geschäftsreisen optimieren können, senden Sie einfach eine Nachricht an info-de@chromeriver.com.