Tagespauschalen in Deutschland: So meistern Sie diese Herausforderung

Die in Deutschland übliche Tagespauschale scheint in internationalen  Unternehmen auf den ersten Blick kein kompliziertes Thema zu sein. Wer jedoch im Bereich Geschäftsreisen, Reisekosten und Finanzbuchhaltung tätig ist, hat gute Gründe, sich vor diesem Thema zu fürchten.

Viele von uns wissen, wie diese Tagespauschalen funktionieren. Der Reisende reicht eine Anfrage ein, auf der die Stadt bzw. das Land und die Reisedaten vermerkt sind und bekommt dann die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und weitere unterwegs entstandenen Unkosten erstattet. Die Vergütung wird meist als Vorschuss gezahlt, entweder als direkte Überweisung auf das Konto des Geschäftsreisenden oder auf eine Prepaid-Card. Auf diese Weise müssen keine Quittungen mehr eingereicht und erstattet werden, der entsprechende Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt und muss die Quittungen selbst nicht mehr steuerlich geltend machen, so lange alles korrekt abgewickelt wurde.

In Deutschland ist das System allerdings komplizierter. Tagespauschalen werden nach vielen verschiedenen Faktoren berechnet. So spielt es etwa eine Rolle, wann die Reise angetreten oder beendet wurde, an welchem Tag sie stattfand, ob eine kostenpflichtige Übernachtung inbegriffen war, ob eine Landesgrenze überschritten wurde und wenn ja, wie und wann. Dazu kommt, dass die Kosten für jede Mahlzeit, die in diesem Zeitraum eingenommen wurde, abgezogen werden müssen. Arbeitet ein Mitarbeiter ohne Unterbrechung länger als drei Monate an einem Ort, muss die Tagespauschale zudem versteuert werden, wenn nicht gewisse weitere Kriterien zutreffen.

Dieses Regel-Wirrwarr kann es mitunter vielen Unternehmen mit in Deutschland tätigen Mitarbeitern schwer machen, solche Tagespauschalen zu berechnen und zu versteuern. Tagespauschalenvorauszahlungen sind sehr fehleranfällig, und sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen laufen dabei Gefahr, gegen geltendes Steuerrecht zu verstoßen und gegebenenfalls dafür haftbar gemacht zu werden.

Tagespauschalen sind also sehr komplex, und darum war es bislang für Reisekostenabrechnungslösungen sehr schwierig, diese effektiv zu verwalten und am Ende steuerlich richtig zu behandeln. Darum mussten Mitarbeiter und Unternehmen oftmals zwei verschiedene Systeme für Tagespauschalen und andere Ausgaben nutzen, wobei die Tagespauschalen oft in eine Kalkulationstabelle eingegeben werden mussten. Das hat wiederum nicht nur das Einreichen und Freigeben sehr  mühsam gemacht, sondern für die Unternehmen war es auch extrem schwierig, diesen Kostenfaktor effektiv zu verwalten und  zu analysieren. Tagespauschalenformulare und Freigaben mussten allesamt per Hand in das Buchhaltungssystem eingegeben werden, was das Risiko von fehlerhaften Dateneingaben sowie Verstößen gegen geltende Vorschriften erhöht hat.

Weitere Infos: 10 Considerations for a New Global Expense Management Solution

Darum freuen wir uns sehr, jetzt mit Hilfe unserer optimierten Funktionalität Tagespauschalen direkt in der Chrome River EXPENSE App verwalten zu können, was unseren Mitarbeitern in Deutschland sehr  zu Gute kommen wird. Unsere Kunden brauchen jetzt nur noch im Fenster „Ausgaben“ den „Per Diem Wizard“ zu aktivieren und werden dann durch einen einfachen Schritt-für-Schritt-Prozess geleitet, mit dem sie die für jeden Tag erforderliche Vorauszahlung genau errechnen können. Diese Daten werden automatisch mit der Rechnungsabteilung des Unternehmens abgeglichen. Dies gewährleistet wiederum, dass die entsprechenden Beträge in der Steuerabrechnung des Unternehmens bzw. des Arbeitnehmers korrekt beziffert werden. Somit können die Mitarbeiterausgaben akkurater und effizienter abgerechnet werden, und dank klarer Buchungskontrolle wird zudem sichergestellt, dass sämtliche Unternehmensrichtlinien stets eingehalten werden. 

Wenn Ihr Unternehmen also in Deutschland tätige Mitarbeiter hat, ist eine genaue und effiziente Lösung zur Abwicklung von Tagespauschalen unerlässlich. Wer in diesem Bereich auf die falsche Lösung setzt, frustriert unter Umständen nicht nur sein Team, sondern läuft auch Gefahr, Ärger mit dem BZSt zu bekommen.