Schluss mit nervigen Hotelkostenabrechnungen

Raufen Sie sich auch die Haare, wenn Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung Zeile für Zeile Zimmerkosten, Gebühren für das WLAN, Minibar und Steuern eintragen müssen?

Die gefürchtete Einzelaufstellung, die viele Unternehmen benötigen, verursacht bei Mitarbeitern, die Abrechnungen einreichen müssen, regelmäßig große Frustration. Flugticket? Wie teuer war das Ticket, welche Kosten entfielen auf das Gepäck und andere Gebühren? Essen mit dem Team? Mit wem waren Sie zusammen, und wie hoch war das Trinkgeld?

Für Flugtickets und Mahlzeiten muss man nicht mehr wie früher den Rechner herausholen und jede Position einzeln auflisten. Inzwischen gibt es ausgeklügelte Reisekostenmanagement-Software, mit der sich Rechnungen und Flugbuchungen im Nu per Mausklick aufsplitten lassen.

Hotelrechnungen können hingegen auch weiterhin Kopfschmerzen bereiten. Zwar gibt es einige Arbeitgeber, denen eine einzige Zeile mit dem Gesamtbetrag für den Hotelaufenthalt genügt. Aber immer häufiger müssen Geschäftsreisende diese Kosten in Einzelpositionen aufgliedern – Zimmer, Steuern, Kurtaxe, Parkplatz, Mahlzeiten und vieles mehr. Die Auflistung dieser Positionen für eine Nacht mag eine Unannehmlichkeit sein, für Reisende die eine Woche oder länger unterwegs sind, wird sie zu einem administrativen Albtraum.

Eine bewährte Lösung für dieses Problem sind elektronische Rechnungen, welche die Hotels nach ihrem Aufenthalt direkt an den Reisenden schicken. Diese enthalten eine vollständige Aufschlüsselung der Gebühren, die dann in die Reisekostenabrechnung einfließen können. In den letzten Jahren haben jedoch mehrere große globale Ketten, darunter Hilton und Radisson, ihre Buchungsplattformen aktualisiert und diese E-Rechnungen eingestellt.

Ein weiterer Lösungsansatz besteht darin, so genannte Level-3-Kreditkartendaten zu verwenden. Diese enthalten eine detaillierte Aufschlüsselung aller Ausgaben, einschließlich der Hotelkosten. Diese Art von Daten wird jedoch nur von manchen Hotels zur Verfügung gestellt und auch das nur für spezielle Firmenkarten. Alles in allem stellt diese Methode auch keine universell anwendbare und zuverlässige Lösung dar. Für den geplagten Geschäftsreisenden ist so eine einstmals einfache Aufgabe zu einem umständlichen manuellen Prozess geworden.

Diese unbefriedigende Situation brachte uns dazu, einen neuen Ansatz zu entwickeln: Anstatt darauf zu setzen, dass die Hotels die Rechnungsdaten in einem bestimmten Format zur Verfügung stellen, haben wir Chrome River so konfiguriert, dass es problemlos die Daten aus verschiedensten Hotelrechnungen lesen und extrahieren kann. Diese Lösung, Chrome River FOLIO, verwendet per E-Mail verschickte Hotelrechnungen, liest und analysiert die Daten automatisch und erstellt dann individuelle Positionen für jedes Kostenelement des Aufenthalts. Chrome River FOLIO funktioniert nicht nur mit allen gängigen Hotelketten, vom Budget- bis zum Fünf-Sterne-Hotel, sondern kann auch die Rechnungen von Boutique-Hotels einfach und effizient lesen. Hotelgäste leiten einfach die E-Mail von ihrem Hotel mit den Rechnungsdaten im PDF-, HTML- oder Text-Format an Chrome River weiter. Das geht sogar mit einem Mobiltelefon.

Chrome River FOLIO lernt ständig dazu. Die große Mehrheit der Rechnungsformate ist in der Bibliothek gespeichert. Ist ein Layout noch unbekannt, liest FOLIO es ein und speichert ein neues Format ab, das dann für weitere Besuche in diesem Hotel zur Verfügung steht.

Ersparen Sie sich das Auflisten von Gebühren für WLAN und Minibar Zeile für Zeile. Chrome River FOLIO kann das für Sie erledigen.