Fünf Gründe, warum Web-Apps für schnelle Rechnungsfreigaben unverzichtbar sind

Immer mehr Büroangestellte nutzen das Home-Office-Angebot. Die Zahl der Telearbeitsplätze hat sich in den letzten zehn Jahren verdoppelt. Da musste die Technologie Schritt halten, um die Produktivität zu sichern. Die beiden wichtigsten Innovationen, die die Telearbeit vorangebracht haben, sind die Verlagerung von Unternehmenssoftware in die Cloud sowie immer leistungsfähigere Mobilgeräte. Mit der zunehmenden Verbreitung von Software as a Service (SaaS) können Anwender, die bisher an einem Büroarbeitsplatz sitzen mussten, mit der vom IT-Team installierten und konfigurierten Software genauso effektiv auf jedem Laptop, Tablet und sogar auf jedem Mobiltelefon arbeiten.

Bei der Auswahl der Software müssen Unternehmen darauf achten, dass ihre Mitarbeiter über ihre Mobilgeräte einen optimalen Zugriff auf die Anwendungen haben. Es gibt zwei Ansätze: Erstens eine native App, die aus dem Google Play Store oder dem Apple App Store (und in immer selteneren Fällen aus der BlackBerry World oder dem App Store von Microsoft) heruntergeladen wird. Der zweite Ansatz ist eine Web-Applikation, die einfach über den Browser des Benutzers auf dem Handy oder Tablett aufgerufen werden kann. Auf den ersten Blick sehen beide gleich aus: Beide können durch Anklicken eines Symbols auf dem Startbildschirm des Geräts aufgerufen werden, und beide ermöglichen es dem Benutzer, eine Reihe von Aufgaben auf seinem Gerät auszuführen. Es gibt jedoch wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen, die sich darauf auswirken, wie vorteilhaft die jeweiligen Lösungen für das Unternehmen insgesamt sind. Insbesondere haben sie Einfluss darauf, wie schnell ein Unternehmen Rechnungen bearbeiten kann.

1. Kein Unterschied beim Look-and-Feel

Einige Benutzer haben das neueste iPhone oder Samsung Galaxy, andere benutzen ältere, kleinere Mobiltelefone mit weniger aktuellen Betriebssystemen. Wieder andere ziehen es vor, ihre Rechnungen außerhalb des Büros auf einem Tablet zu bearbeiten. Und einige werden ihren Laptop benutzen. Wie auch immer sie auf die Software zugreifen, eine Web-App gibt ihnen immer das gleiche Look-and-Feel. Durch die Programmierung einer Web-Applikation mit HTML5 und Responsive Webdesign wird die Web-App auf die Größe und Ausrichtung des Displays sowie auf den jeweiligen Browser und das Betriebssystem optimiert und bietet eine identische Benutzererfahrung für alle.

Native Anwendungen hingegen bieten oft auf unterschiedlichen Geräten unterschiedliche Erscheinungsbilder. Warum ist das wichtig? Für den Endbenutzer ist es aufwändiger, mit einem System umzugehen, das zwei verschiedene – manchmal stark voneinander abweichende – Grafikoberflächen benutzt. Aus administrativer Sicht ist die Einführung und der Support eine größere Herausforderung, weil verschiedene Versionen einer Anwendung unterschiedliche Fehler und verschiedene Herausforderungen für den Support mit sich bringen können.

2. Erweiterter Funktionsumfang

Während Webanwendungen ihre Rechenoperationen in der Cloud durchführen, nutzen native Anwendungen die Prozessorkapazität des Endgerätes. Damit native Apps eine überschaubare Größe behalten, muss ihre Funktionalität begrenzt werden. Bei Web-Applikationen ist das nicht der Fall. Die Benutzer greifen jedes Mal auf die Vollversion zu und erhalten die volle Funktionalität – unabhängig davon, was für ein Gerät sie verwenden. Es gibt kein: "Um das zu erledigen, muss ich zurück ins Büro."

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3. Mehr Sicherheit

Rechnungen können sensible Unternehmensinformationen enthalten. Geraten sie in die falschen Hände, kann das zu erheblichen Geschäfts- oder Reputationsschäden führen. Die Speicherung solcher Dokumente innerhalb einer nativen Anwendung auf einem mobilen Gerät kann daher zu schwerwiegenden Sicherheitslücken führen. Der Zugriff auf eine Rechnung auf dem Handy über eine Web-Applikation beseitigt dieses Problem, da die Benutzer lediglich ein Bild im Browserfenster sehen. Sobald sie das Fenster schließen, ist das Bild – und damit die Rechnung – verschwunden. Wenn das Mobilgerät eines Benutzers verloren geht oder gestohlen wird, können vertrauliche Daten nicht in die falschen Hände geraten.

4. Fokus auf Innovation

Die besten Apps werden häufig aktualisiert, um die Benutzerfreundlichkeit kontinuierlich zu verbessern. Ob es nun darum geht, neue Sprachen hinzuzufügen, Funktionen neu einzuführen oder zu verbessern oder einfach nur einen Fehler zu beheben: Führende Anbieter von Cloud-Software liefern ein bis zwei Updates pro Monat. Anwender, die mit einer Web-Applikation auf diese Lösungen in der Cloud zugreifen, können sicher sein, dass sie die Neuerungen sofort nach deren Erscheinen nutzen können. Wer dagegen native Anwendungen verwendet, muss warten, bis die neue Funktion in der Anwendung programmiert ist. Und nicht alle Neuerungen stehen in den nativen Apps dann auch tatsächlich zur Verfügung. Die Apps müssen von Apple bzw. Google freigegeben werden, bevor sie den Benutzern zur Verfügung stehen. Dies kann bei jeder neuen Version mehrere Wochen dauern, so dass mobile Nutzer mit nativen Apps letztlich niemals auf dem neuesten Stand sind.

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5. Offline-Genehmigungen

Trotz allgegenwärtiger Hochgeschwindigkeits-Mobilfunknetze und öffentlicher WLAN-Hotspots steht man manchmal ohne Datenverbindung da. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung von Chrome River ermöglicht es, Rechnungen auch dann zu genehmigen, wenn der Benutzer offline ist. Die Rechnungen werden automatisch per E-Mail gesendet. Der Nutzer kann sie nach Erhalt auch offline prüfen und dann ebenfalls per E-Mail freigeben. Die Freigabemail wird automatisch verschickt, sobald wieder eine Datenverbindung besteht, und der Genehmigungs- und Bezahlprozess wird fortgesetzt.

Unabhängig davon, ob Ihre Genehmigungsberechtigten und die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung häufig außer Haus sind oder ob sie nur ein paar Mal im Jahr von einem Mobilgerät aus auf die Lösung zugreifen: Sie können sicher sein, dass eine Webanwendung für die Rechnungsbearbeitung ihnen das Leben erleichtert und den Bezahlprozess reibungslos ablaufen lässt.