Elsevier suchte nach einer besser konfigurierbaren und anwenderfreundlichen Lösung um das Reisekostenmanagement weltweit zu zentralisieren.
- Branche:
- Medien
- Mitarbeitende:
- 7,000+
- Service:
- Emburse Chrome River
Medienunternehmen zentralisiert globales Reisekostenmanagement
Als weltweit operierendes Unternehmen war der Bereich Reisekostenabrechnung für Elsevier eine große Herausforderung, man denke nur an verschiedene Steuersysteme, unterschiedliche Währungen und länderspezifische Tagespauschalen und Fahrtkostenabrechnungen.
Das vorherige System, Oracle iExpense, war für diese Nutzungsart ungeeignet, und die Finanzabteilung musste auf provisorische Lösungen für jedes einzelne Land zurückgreifen. Folglich gab es verschiedene Vorgehensweisen und eine Vielzahl von Reiskostenkategorien. Mangels digitaler Quittungserfassung und mobiler Möglichkeiten wurde so ein ohnehin schon zeitraubender Vorgang noch papierintensiver.
Die Finanzabteilung musste mit iExpense auch jeden Einzelposten (mehr als eine halbe Million pro Jahr) separat prüfen, was den Ablauf zusätzlich verzögerte. Dies bedeutete für die Mitarbeiter enorme Mehrarbeit, denn Rechnungen mussten wegen eines einzelnen Fehlers noch einmal neu ausgestellt werden. Bei über 45.000 eingehenden Reisekostenabrechnungen pro Jahr gestalteten sich die Arbeitsabläufe so äußerst ineffizient.
Also suchte man bei Elsevier nach einer besser konfigurierbaren innovativen Lösung und entschied sich schließlich für Emburse Chrome River. Für Maria Garcia, Travel & Expenses Manager bei Elsevier, war die Flexibilität des Systems der entscheidende Faktor: „Bei Emburse hat man eifrig mit uns gemeinsam passgenaue länderspezifische Vorgaben und Arbeitsabläufe erarbeitet, die in einem einzigen zentralen System alle Anforderungen berücksichtigen.
Emburse Chrome River war für uns die beste und flexibelste Lösung und wird unseren komplexen globalen Anforderungen wirklich gerecht. Damit können wir jetzt ein großes Aufkommen an Reisekostenabrechnungen effektiv managen.
Übersicht
Elsevier wurde 1880 als kleiner Amsterdamer Verlag gegründet und ist inzwischen ein weltweit führender Anbieter von Informationslösungen. Die Firma hilft Experten aus den Bereichen Wissenschaft, Gesundheit und Technologie, fundierte Entscheidungen zu treffen und noch bessere Qualität zu liefern.
Elsevier hat nun die Hände frei für wichtigere Aufgaben
„Mit Hilfe von Emburse Chrome River konnten wir unsere Arbeitsabläufe optimieren und damit optimal auf dem internationalen Markt Fuß fassen,“ so Garcia. So hat sich etwa schnell herausgestellt, dass die hohe Anzahl an Reisekostenkategorien dringend optimiert werden musste. Das Implementierungs-Team konnte 75 % der Kategorien abschaffen, so dass die Nutzer danach alles viel einfacher zuordnen konnten und die Zahlen akkurater waren.
Auch die mobile App von Chrome River und die elektronische Belegerfassung waren für die Nutzer ein enormer Vorteil. Hiermit kann man quasi von überall und auf jedem Gerät schnell seine Reisekosten einreichen, und das ganz ohne lästigen Papierkram. Diese cloud-basierten Features sind nicht nur für über mehrere Standorte verteilte Teams sehr hilfreich, sondern bieten allen Anwendern eine enorme Zeitersparnis.
Chrome River hat Elsevier dabei unterstützt, die Betriebsabläufe an die länderspezifischen Gegebenheiten anzupassen, sogar bei den besonders komplexen Regelungen in Deutschland. Automatische Regeln konnten den Kontrollprozess vereinfachen, so dass die Finanzabteilung nun nicht mehr jeden Posten auf den Rechnungen einzeln prüfen muss und damit die Hände für strategische Aufgaben frei hat.
Mit Emburse Chrome River konnten wir unser Reisekostenmanagement an sämtlichen Standorten in aller Welt rationalisieren und Nutzern und Finanzabteilungen mehr Effizienz bieten.
Herausforderungen & Ergebnisse
Herausforderungen
- Verschiedene Abrechnungsarten und Regeln je nach Land
- Verwirrende Benutzerschnittstelle und keine mobilen Apps
- Starres System, das Einzelposten kontrollieren, aber nicht zurückbuchen konnte
Ergebnisse
- Kategorien im Bereich Reisekosten wurden um 75 % gesenk
- Die Bearbeitung von 45.000 Reisekostenabrechnungen wurde zentralisiert
- Mobile Features ermöglichten Telearbeit und sparten Zeit
- Voreingestellte Regeln vereinfachten den Prüfvorgang
Vorteile
- Zentralisiertes globales Reisekostenmanagemen
Passgenaue Konfigurierungen haben länderspezifische Tagespauschalen und Fahrtkostenvorgaben automatisch übersetzt. - Rationalisierte finanzielle Abläufe
Eingebaute Regeln automatisieren die Rechnungsprüfung und steigerten die Effizienz. - Training und Unterstützung
Implementierungs-Profis standen mit Empfehlungen, bewährten Tipps und Traingsressourcen zur Seite, um eine optimale Einführung zu gewährleisten. - Erlaubt Flexibilität
Die optimal konfigurierbare Lösung kann komplexe globale Anforderungen erfüllen und sich an veränderte Unternehmensanforderungen anpassen. - Unterstützte Teams standortübergreifend
Mit der einfachen mobilen App und elektronischer Belegerfassung können Quittungen bequem und schnell von überall eingereicht werden.