direkt gruppe

Die Herausforderung

Die direkt gruppe nutzte für Reisekosten- und Spesenabrechnung seit Jahren einen global tätigen, ausgelagerten rundum-Service, der allerdings für die wachsenden Anforderungen der Unternehmensgruppe nicht mehr passend war.

„Wir brauchten ein System, das einen Gewinn für alle Seiten bringt - für die 90% unserer Belegschaft, die beruflich unterwegs ist, wie auch die administrative Seite in unserer Finanzabteilung,” erklärt Frau Alexandra Wehr, zuständig für Rechnungswesen und Controlling sowie Projektbetreuung bei der direkt gruppe. „Wir haben einen hohen Anteil an reisenden Mitarbeitenden, und wir möchten mit allen Services erreichen, dass unsere Belegschaft zufrieden ist, denn das schafft ein gutes Betriebsklima.” Weiche Faktoren, wie Mitarbeiterzufriedenheit waren der direkt gruppe somit äußerst wichtig.

Nach mehrwöchiger Auswahl entschied die direkt gruppe, den Mitarbeitenden ein neues, zeitgemäßes Tool für ihre Abrechnungen zu geben und sich vom bisherigen Anbieter für Reisekosten- und Spesenabrechnung zu trennen.

Besonders beeindruckt war ich von der Implementierung. Mein ImplementierungsFachmann von Chrome River war großartig, die Betreuung einfach hervorragend und die Implementierung hat super geklappt.

Alexandra Wehr,
Rechnungswesen Controlling und Projektbetreuung

Die Lösung von Chrome River

Wichtig für die Auswahl von Chrome River EXPENSE waren die einfache und intuitive Benutzeroberfläche, jederzeitige und geräteunabhängige Verfügbarkeit und single-sign on, um eine schnelle und reibungslose Kostenrückerstattung zu gewährleisten. Hinzu kam zu guter Letzt das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis bei der Implementierung.

Integriert wurde Chrome River EXPENSE mit dem Buchhaltungssystem von direkt gruppe, sodass bei einer Wirtschaftsprüfung alle Informationen und Belege sofort und jederzeit verfügbar sind. 

„Besonders beeindruckt war ich von der Implementierung,” so Frau Wehr. „Mein Implementierungs-Fachmann von Chrome River war großartig, die Betreuung einfach hervorragend und die Implementierung hat super geklappt.” 

Die Ergebnisse

Die größten internen Verbesserungen sieht das Unternehmen im Bereich Mitarbeiterzufriedenheit. Dies resultiert daraus, dass die Mitarbeitenden ihre Abrechnungen jederzeit und überall mobil einreichen können und somit viel einfacher Reisekosten erstattet bekommen. Die Software ist selbsterklärend und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben nun sehr viel mehr Eigenverantwortung und Kontrolle über ihre eigenen Abrechnungen. 

„Manche Mitarbeitende erwarteten, sich richtig umstellen zu müssen,” beschreibt Frau Wehr die erste Reaktion aus der Belegschaft auf die neue Software. „In der Praxis fanden sie die vielen Möglichkeiten, Reiseabrechnungen zu übermitteln dann einfach, intuitiv und schnell – von abfotografieren, zu scannen, E-Mail weiterleiten und nutzen der integrierten OCR Technologie. Und das alles ohne Training.”

• Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
• Intuitive Nutzung ohne Trainingsaufwand
• Schnelle Kostenerstattung
• Meistgenutztes Feature: Mobile App

Für die Finanzabteilung liegt der größte Gewinn in der Zeitersparnis sowie der guten Zusammenarbeit mit Chrome River, speziell die einfache Erreichbarkeit, kurzen Antwortzeiten und Hilfsbereitschaft des Helpdesks. „Ich brauche mich um viele Sachen überhaupt nicht mehr zu kümmern, was mir viel Zeit spart. Und auch Sachen nachschauen oder Berichte erstellen, für die Meldung der Lohnsteuer zum Beispiel, geht ruckzuck,” erklärt Frau Wehr.

• Verbessertes Betriebsklima
• Schnelle Problemlösung
• Zeitersparnis: 8h/Monat

„Unsere Mitarbeitenden waren hellauf begeistert, als sie in weniger als einer Woche ihr Geld hatten,” beschreibt Frau Wehr die Reaktion der Mitarbeiter.