Réduire la fraude liées aux dépenses et renforcer les politiques d'entreprise

Aux Etats-Unis, les dépenses frauduleuses des employés coûtent aux entreprises plus de 2,8 milliards de dollars par an. Chrome River permet aux sociétés d'automatiser leurs politiques de dépenses et de contrôle, incitant les voyageurs d'affaires à s'assurer que leurs frais rentrent dans les règles de l'entreprise avant même de les soumettre. La solution possède par ailleurs plusieurs couches pour identifier et éliminer des requêtes frauduleuses de remboursement, protégeant ainsi la responsabilité de votre entreprise. 

Application des politiques

Le moteur de règles opérationnelles de Chrome River permet aux administrateurs de définir les paramètres de soumission des notes de frais, en renforçant les limites pour chaque type de dépense. Grâce à son extrême configurabilité, le moteur de Chrome River peut prédéfinir des plafonds pour chaque succursale, chaque unité ou même chaque individu.

Ces plafonds de dépenses peuvent de plus avoir plusieurs niveaux. « Souple », lorsque l'employé doit fournir par exemple une explication avant de soumettre sa note de frais. Ou « strict », ce qui bloque la demande de remboursement au delà d'une certaine limite. En automatisant ces procédures, on réduit également l'éventualité de friction ou de conflit entre les approbateurs et les demandeurs. 

Prévention de la fraude

Même si les politiques de l'entreprise sont connues et respectées, il peut arriver que certains les contournent. Cela peut aller de quelques euros à plusieurs milliers. Voici quelques exemples de frais frauduleux :

• Des frais personnels, comme l'essence ou les courses au supermarché, passés comme frais professionnels.
• Des frais finalement annulés mais facturés à l'entreprise, comme un vol annulé et remboursé, un droit d'entrée à une conférence qui n'a jamais eu lieu. 
• Des dépenses sans reçus et des commandes inexistantes, juste en dessous du seuil où l'entreprise demande des factures.
• Des frais kilométriques alors que le demandeur n'était que passager. 
• Des pourboires rajoutés, comme au resto ou dans le taxi, alors qu'ils sont déjà inclus dans le prix total ou étaient inférieurs à ce qui a été réellement donné.
• Des fausses notes de frais ou trafiquées. 

Ces situations peuvent survenir et porter préjudice à votre santé économique. Chrome River a conçu un certain nombre de garde-fous qui vous aideront à minimiser le risque de fraudes aux notes de frais : 

• Des vérifications des factures doubles : on s'assure que le même reçu n'a pas été soumis par deux salariés, ou présenté deux fois par une même personne dans deux notes de frais séparées.
• Des chaînes de validation dynamiques et un audit interne : des règles sont établies afin que certains types de frais déclenchent automatiquement un rapport à remplir avant d'être envoyer pour approbation. 
• Des vérifications des comptes bancaires : les lignes de dépenses faites avec une carte bancaire de la société sont comparées avec les frais déclarés.
• Une estimation kilométrique virtuelle : on vérifie le nombre de kilomètres grâce à une carte interactive qui calcule l'itinéraire et les frais du point de départ à l'arrivée, ce qui permet aux contrôleurs de vérifier les chiffres soumis par le demandeur. 
• Séparation des fonctions : des protocoles sont intégrés pour éviter les collusions sur l'approbation d'une note de frais.
• Analyses et contrôles : plusieurs niveaux de programmes analytiques pour identifier les tendances et les anomalies qui font craindre des fraudes aux notes de frais.

Avec Chrome River, vous pouvez éviter à votre entreprise d'être victime de fraude, et permettre également à ceux qui sont en déplacements de connaître les outils et les politiques de dépenses.